Cách làm một thuyết trình powerpoint đơn giản và nhanh chóng

Powerpoint luôn là công cụ trình chiếu và thuyết trình hàng đầu hiện nay. Trải qua bao nhiêu năm nhưng đây vẫn là sản phẩm hàng đầu mà các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để làm trình bày kế hoạch hoặc báo cáo của mình.

Tạo file thuyết trình với các slide powerpoint đẹp và bắt mắt chưa bao giờ đơn giản hơn với sự hỗ trợ của các slide mẫu trong thư viện của Microsoft. Tuy nhiên, để trình bày mạch lạc và lôi cuốn thì cần rất nhiều công sức để làm.

Dưới đây là các bước để tạo nhanh một bản trình bày trong PowerPoint cùng filemau tìm hiểu nhé

Cách làm bài thuyết trình nhanh với powerpoint

1. Chọn một mẫu PowerPoint đúng với chủ đề

Đây là bước rất cần thiết trước khi làm bài thuyết trình. Việc chọn một chủ đề mẫu PPT đẹp và chuyên nghiệp, dễ sử dụng là cách tốt nhất để giảm thiểu thời gian thực hiện của bạn.

Khi bạn làm một bản trình bày mới thì việc bắt đầu với một file trống có thể khiến bạn cảm thấy thật sự khó khăn. Bạn cần một điểm khởi đầu với những ý tưởng về cách thức xây dựng bài thuyết trình PowerPoint của bạn.

Để đơn giản vấn đề, mình khuyên bạn nên sử dụng một chủ đề PowerPoint tùy chỉnh. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ sử dụng mẫu template powerpoint có sẵn tại filemau.com

Ví dụ đây là một mẫu template powerpoint với chủ đề Investment

Nếu bạn không phải là nhà thiết kế chuyên nghiệp, thì chỉ cần tìm ra bài thuyết trình thiết kế cho các chuyên gia. Điều tôi thấy tiết kiệm thời gian nhất ở đây là tận dụng được chủ đề PowerPoint độc đáo của các nhà thiết kế tài năng, và sau đó tôi có thể dễ dàng tùy chỉnh nó theo nhu cầu riêng của tôi.

• Tham khảo: template powerpoint marketing đẹp

Giá trị lớn nhất mà các chủ đề tùy chỉnh mang đến cho bảng là các trang trình bày được xây dựng trước có đầy đủ các ý tưởng mà bạn có thể bổ sung thêm nội dung của riêng mình. Ví dụ như chủ đề Investment ở trên thì chúng tôi có các thiết kế trình chiếu độc đáo làm điểm xuất phát cho nội dung của riêng bạn.

Nếu các thiết kế trong filemau.com không hợp với phong cách của bạn hoặc bạn muốn kiểm tra thêm nhiều lựa chọn khác, hãy duyệt qua lựa chọn bổ sung của các thiết kế trình bày PowerPoint có sẵn

2. Xem lại layout powerpoint

Layouts là các thiết kế trình bày được tích hợp sẵn có trong các mẫu PowerPoint. Thay vì đặt các hộp văn bản, hình ảnh và các nội dung khác theo cách thủ công, bố cục sẽ cung cấp cho bạn các hộp giữ chỗ để quá trình này trở nên dễ dàng.

Giá trị thực của các chủ đề cao cấp là chúng bao gồm vô số bố cục cho nội dung của bạn. Khi tôi đang cố gắng để quyết định làm thế nào để trình bày thông tin, nó sẽ giúp có một số ý tưởng trình chiếu trực quan để duyệt qua ngay bên trong mẫu.

Để thử các bố cục tùy chỉnh, hãy đảm bảo rằng bạn đang làm việc trên tab Trang chủ trên ribbon của PowerPoint. Tìm trình đơn thả xuống Layouts và nhấp vào đó. Bạn có thể chọn từ nhiều bố cục để bắt đầu một trang trình bày mới.

Khi lựa chọn các template tại filemau hay ở bất cứ đâu thì bạn đều có thể chỉnh lại layout để đảm bảo nó phù hợp về chiều ngang, chiều dài…Cách đặt để logo hoặc trình bày ngày tháng cũng là điều bạn cần chú ý.

Đối với chủ đề cao cấp, nhà phát triển thường thể hiện nhiều trang trình bày trước có nội dung mẫu. Các giao diện thường trống hoàn toàn và chỉ bao gồm các phần tử có các hộp trống. Cả hai đều tiện dụng để tạo ra ý tưởng cho bài trình bày của bạn.

3. Làm nhanh một bài thuyết trình PowerPoint đơn giản

Các chủ đề PowerPoint cao cấp là một điểm xuất phát tuyệt vời, nhưng bạn sẽ cần phải tùy chỉnh chúng để phù hợp với bài thuyết trình của mình.

Sau khi đã chọn được mẫu template powerpoint đẹp ứng ý rồi và đã căn chỉnh layout phù hợp rồi thì dưới đây là một số trang trình bày chính mà bài thuyết trình của bạn nên có:

Bước 1. Chọn một Phần mở đầu gây chú ý

Trên hết, bạn phải lôi cuốn sự chú ý của khán giả ngay khi bắt đầu một bài trình bày! Ấn tượng đầu tiên sẽ khiến người nghe bị thu hút vào bài trình bày của bạn.

Có rất nhiều lựa chọn trong việc mở các trang trình bày. Mình thường tìm kiếm thiết kế bao gồm các hộp văn bản ngắn (không cần có quá nhiều gạch đầu dòng( bullet points) và có nhiều không gian cho hình ảnh hoặc hình ảnh bắt mắt.

Một cách tiếp cận khác là bạn có thể sử dụng màu nền đâm và tiêu đề trắng nổi bật lên trên (hoặc ngược lại). Kích cỡ chữ có thể tăng lên 100-200% để tăng phần ấn tượng.

Bước 2. Giới thiệu cá nhân/nhóm

Sau khi đã có phần mở đầu xong thì tiếp theo bạn cần giới thiệu về bản thân hoặc nhóm trình bày. Rất nhiều bạn khi làm slide đã bỏ sót điều quan trọng này. Việc giới thiệu sẽ giúp cho người nghe biết nhóm của bạn là ai và các cá nhân đóng vai trò gì trong bài thuyết trình này.

Filemau.com có các slide để hiển thị các thành viên trong nhóm của bạn theo cách không thể ấn tượng hơn. Nó có các trình giữ chỗ cho hình ảnh của mỗi thành viên, và các trình giữ chỗ văn bản để giới thiệu những gì họ làm cho nhóm của bạn.

Nếu bạn định xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng, hãy giới thiệu đội ngũ sẽ làm việc cho họ. Ngay cả khi toàn bộ nhóm không thể tham dự cuộc họp, bạn có thể giúp khách hàng tiềm năng của bạn biết nhóm họ sẽ làm việc cùng nếu họ chọn bạn.

Bước 3. Tạo slide Hồ sơ năng lực của bạn

Trên hết, khách hàng tiềm năng muốn xem những công việc bạn đã thực hiện. Một trang trình chiếu về hồ sơ năng lực giúp giới thiệu các dự án yêu thích và các chi tiết chính về một cá nhân.

Hãy thiết kế trình chiếu này cho khách hàng tiềm năng mà bạn đang nhắm đến.

Ví dụ nếu bạn đang pitching một dự án về dịch vụ SEO thì hãy dành ra từ 2-3 slide nói về các dự án SEO mà bạn và công ty đã triển khai. Hãy cố gắng hết sức có thể khi tiếp cận một khách hàng mới.

• Tham khảo: cách làm powerpoint trên điện thoại

Nếu bạn không có kinh nghiệm liên quan trong tiểu sử của bạn thì hãy tìm công việc tương tự trong tiểu sử của bạn và chia sẻ các phần liên quan. Nếu bạn đang nói chuyện với nhiếp ảnh gia nhưng chỉ được thiết kế cho các tiệm bánh địa phương, hãy tập trung vào cách bạn đã học được về công việc kinh doanh của họ và điều chỉnh công việc theo nhu cầu của khách hàng cá nhân.

Bước 4. Thêm một biểu đồ dễ nhớ hoặc dạng Infographic

Một số liệu thống kê bắt mắt hiển thị trong biểu đồ hoặc đồ thị là một cách tuyệt vời để thể hiện cho khán giả giá trị của doanh nghiệp bạn.

Ví dụ khi trình bày một plan để tiếp cận khách hàng tiềm năng cho đối tác thì có thể bạn cần 2-3 slide về demographics (nhân khẩu học). Và không có gì đẹp hơn nếu bạn có thể minh hoạ và trình bày bằng infographics, rất trực quan và sinh động.

Với cách trình bày bằng infographics thì bài thuyết trình của bạn không chỉ đẹp hơn nhưng còn thuyết phục đối tác và khách hàng hơn.

Bước 5. Nhắc người xem về các chi tiết liên lạc

Đối với trang trình chiếu cuối cùng, bạn nên để lại cho đối tác/người nghe chi tiết liên hệ của bạn hoặc tên nhóm thuyết tình

Việc để lại thông tin liên hệ là bước cơ bản và cần có để nhắc nhớ người nghe về bài thuyết trình này được làm do đơn vị/tổ chức nào. Ngoài ra quan trọng hơn là để lại thông tin để khách hàng/đối tác có thể liên hệ với bạn